Informace o zpracování osobních údajů

Vztahuje se na činnost spolku, webové stránky a související systémy ROBOHUN — podle GDPR (EU 2016/679) a maďarského zákona CXII z roku 2011.

Platnost: ode dne přijetí.

I. Správce údajů

Název: Magyar Robotikai Szövetség Egyesület (ROBOHUN) — Maďarská robotická asociace Sídlo: 1224 Budapest, Dózsa György út 168/B, Maďarsko Web: robotikaiszovetseg.hu Zastoupen: Máté Viktor Benyovszky a Zoltán Petrásovits, spolupředsedové

II. Činnosti zpracování údajů

1. Kontakt, používání webových stránek a online formuláře

Zpracovávané údaje: jméno, e-mailová adresa, název organizace nebo společnosti, další údaje uvedené ve zprávě nebo formuláři a údaje technicky vznikající při používání webových stránek.

Účel, právní základ, uchovávání: odpovídání na žádosti o kontakt, správa dotazů, provoz a rozvoj webových stránek a poskytování online služeb. Právním základem může být souhlas subjektu údajů, kroky učiněné před uzavřením smlouvy, oprávněný zájem spolku nebo splnění právní povinnosti v závislosti na dané záležitosti. Údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu, resp. do uplynutí příslušné zákonné lhůty pro uchovávání.

Soubory cookie a technické údaje: webové stránky mohou používat technická řešení nezbytná pro svůj provoz, včetně souborů cookie nebo technologií s rovnocennou funkcí. Jejich účelem je zajištění řádného fungování webových stránek, zlepšení uživatelské zkušenosti, udržování bezpečnosti a shromažďování anonymizovaných nebo souhrnných statistických informací. Takové zpracování se opírá o oprávněný zájem související s provozem webových stránek a, kde je to nezbytné, o souhlas subjektu údajů. Technické údaje a nastavení souborů cookie jsou zpracovávány po dobu nezbytnou pro daný účel.

2. Evidence členů a správa členství (CiviCRM)

Zpracovávané údaje: jméno, adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo, typ členství, stav členství, údaje související s platbami členských příspěvků a další relevantní údaje poskytnuté v rámci správy členství. Spolek může vést svou evidenci členů také v systému CiviCRM přístupném z webových stránek.

Účel, právní základ, uchovávání: zřízení, vedení a správa členství, komunikace, evidence členských příspěvků a administrativa spolkové činnosti. Právním základem je především plnění členského vztahu a dodržování právních povinností spolku. Údaje související se členským vztahem jsou zpracovávány po dobu jeho trvání a následně po dobu nezbytnou pro uplatnění, vymáhání a obranu právních nároků. Osobní údaje obsažené v dokumentech, které musí být uchovávány podle účetních, archivních, organizačních nebo jiných právních předpisů, mohou být zpracovávány po příslušnou dobu uchovávání. Pokud o to subjekt údajů po ukončení členství výslovně požádá, mohou být určité kontaktní údaje dále zpracovávány pro stanovený účel na základě souhlasu až do jeho odvolání nebo do zániku účelu.

3. Organizace akcí a registrace

Zpracovávané údaje: jméno, e-mailová adresa, organizace, údaje o účasti, platební údaje a další nezbytné informace poskytnuté při registraci.

Účel, právní základ, uchovávání: organizace akcí, správa přihlášek, komunikace s účastníky, zpracování plateb poplatků a realizace akcí. Právním základem je plnění smlouvy se subjektem údajů, administrativa související s akcí a v případě potřeby splnění právní povinnosti. Údaje jsou uchovávány po nezbytnou administrativní dobu po skončení akce; fakturační a účetní údaje jsou uchovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

Zpracovávané údaje: jméno, e-mailová adresa a komunikační preference subjektu údajů.

Účel, právní základ, uchovávání: spolek může provádět dva typy elektronické komunikace. Právním základem pro provozní sdělení přímo související s členstvím — jako jsou sdělení o valných hromadách, členství, administrativní nebo odborné provozní záležitosti — je plnění členského vztahu, resp. oprávněný zájem spolku. Právním základem pro newslettery, odborné zprávy, programová doporučení a další sdělení zasílaná na základě samostatného přihlášení je souhlas subjektu údajů. Provozní sdělení jsou zpracovávána po dobu trvání členského vztahu; newsletter do odhlášení nebo odvolání souhlasu.

5. Zpracování finančních, účetních a dárcovských údajů

Zpracovávané údaje: jméno, fakturační údaje, číslo bankovního účtu nebo identifikátory transakcí, částka, způsob platby, datum a nezbytné údaje související s dary nebo platbami.

Účel, právní základ, uchovávání: fakturace, účetnictví, evidence finančních transakcí, správa darů a plnění zákonných povinností. Právním základem je plnění smlouvy a dodržování právních povinností. Údaje související s účetními doklady a finančními záznamy jsou uchovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

III. Předávání údajů a zpracovatelé

Osobní údaje jsou předávány třetím stranám pouze na základě zákonné povinnosti, na žádost orgánu nebo soudu, nebo poskytovatelům služeb, kteří vykonávají zpracovatelské úkoly jménem spolku.

Spolek zapojuje zpracovatele pouze tehdy, je-li to nezbytné pro realizaci účelu zpracování. Takové služby mohou zahrnovat zejména hosting webových stránek, e-mailové služby, rozesílání newsletterů, ukládání dokumentů, evidenci členů nebo řízení vztahů se zákazníky, včetně systémů založených na CiviCRM. Zpracovatelé jsou ve všech případech zapojováni v souladu s příslušnými právními požadavky.

IV. Zabezpečení údajů

Spolek při zpracování údajů uplatňuje přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze údajů, účelu zpracování a dostupným technickým možnostem k zajištění bezpečnosti údajů:

ochrana přístupu, používání hesel a, kde je k dispozici, dvoufaktorové ověření;
řízení oprávnění, bezpečné ukládání dokumentů a používání technických řešení k ochraně používaných systémů;
k údajům mají přístup pouze osoby, jejichž povinnosti to vyžadují.

V. Práva subjektů údajů

Subjekt údajů má podle GDPR právo na informace, přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů, vznesení námitky a odvolání souhlasu. Žádosti lze podat prostřednictvím kontaktních údajů spolku; spolek žádost posoudí a odpoví bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů. V případě žádosti o výmaz spolek údaje vymaže nebo anonymizuje, pokud pro zpracování neexistuje další právní základ nebo povinný důvod pro uchovávání.

Opravné prostředky: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH — Maďarský úřad pro ochranu osobních údajů a svobodu informací), 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11, naih.hu — nebo soud.

VI. Závěrečná ustanovení

Tuto informaci přijímá představenstvo a podle potřeby ji přezkoumává — při změnách právních předpisů, organizačních změnách nebo nových činnostech zpracování údajů. Zveřejnění: webové stránky a úložiště dokumentů.