Adatkezelési Tájékoztató

A szervezet működésére, honlapjára és kapcsolódó rendszereire kiterjedően — GDPR (EU 2016/679) és 2011. évi CXII. törvény alapján.

I. Az Adatkezelő

Név: Magyar Robotikai Szövetség Egyesület (ROBOHUN) Székhely: 1224 Budapest, Dózsa György út 168/B Honlap: robotikaiszovetseg.hu Képviseli: Benyovszky Máté Viktor és Petrásovits Zoltán társelnökök

II. Adatkezelési tevékenységek

1. Kapcsolatfelvétel, honlaphasználat és online űrlapok

Kezelt adatok: név, e-mail-cím, szervezet vagy cég neve, az üzenetben vagy űrlapon megadott egyéb adatok, valamint a honlap használata során technikailag keletkező adatok.

Cél, jogalap, megőrzés: a kapcsolatfelvételi kérések megválaszolása, az érdeklődések kezelése, a honlap működtetése és fejlesztése, valamint az online szolgáltatások biztosítása. A jogalap az érintett hozzájárulása, szerződéses lépések megtétele, az egyesület jogos érdeke vagy jogi kötelezettség teljesítése lehet az adott ügytől függően. Az adatokat csak a cél teljesítéséhez szükséges ideig, illetve a vonatkozó jogszabályi megőrzési idő végéig őrizzük meg.

Sütik és technikai adatok: a honlap a működéshez szükséges technikai megoldásokat, ideértve sütiket vagy ezekkel azonos funkciójú technológiákat is alkalmazhat. Ezek célja a honlap megfelelő működésének biztosítása, a felhasználói élmény javítása, a biztonság fenntartása, valamint anonimizált vagy összesített statisztikai információk gyűjtése. Az ilyen adatkezelésre a honlap működéséhez fűződő jogos érdek, illetve ahol szükséges, az érintett hozzájárulása az irányadó. A technikai adatokat és sütibeállításokat az adott célhoz szükséges ideig kezeljük.

2. Tagnyilvántartás és tagsági ügyintézés (CiviCRM)

Kezelt adatok: név, cím, e-mail-cím, telefonszám, tagsági típus, tagsági státusz, tagdíjfizetéshez kapcsolódó adatok, valamint a tagsági ügyintézés során megadott egyéb releváns adatok. A tagnyilvántartási rendszert az egyesület a honlapról elérhető CiviCRM rendszerben is vezetheti.

Cél, jogalap, megőrzés: a tagsági jogviszony létesítése, nyilvántartása és kezelése, kapcsolattartás, tagdíjnyilvántartás, az egyesületi működés adminisztrációja. A jogalap elsősorban a tagsági jogviszony teljesítése és az egyesületet terhelő jogi kötelezettségek teljesítése. A tagsági jogviszonyhoz kapcsolódó adatokat a jogviszony fennállása alatt, azt követően pedig a jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez és védelméhez szükséges ideig kezeljük. Azok a személyes adatok, amelyek számviteli, irattári, szervezeti működési vagy más jogszabály alapján megőrzendő dokumentumokban szerepelnek, az adott dokumentumra irányadó megőrzési ideig kezelhetők. Ha az érintett a tagság megszűnését követően kifejezetten kéri, egyes kapcsolattartási adatait meghatározott célból, hozzájárulása alapján a hozzájárulás visszavonásáig vagy a cél megszűnéséig tovább kezelhetjük.

3. Rendezvényszervezés és eseményregisztráció

Kezelt adatok: név, e-mail-cím, szervezet, részvételi adatok, fizetési adatok, valamint a regisztráció során megadott egyéb szükséges információk.

Cél, jogalap, megőrzés: a rendezvények szervezése, a jelentkezések kezelése, a résztvevőkkel való kapcsolattartás, díjfizetés kezelése és a rendezvény lebonyolítása. A jogalap az érintettel kötött szerződés teljesítése, a rendezvényhez kapcsolódó adminisztráció, illetve szükség esetén jogi kötelezettség teljesítése. Az adatokat a rendezvény lezárását követően a szükséges adminisztratív időtartamig, a számlázási és számviteli adatokat pedig a vonatkozó jogszabályok szerinti ideig őrizzük meg.

4. Hírlevél és elektronikus tájékoztatás

Kezelt adatok: név, e-mail-cím, valamint az érintett kommunikációs preferenciái.

Cél, jogalap, megőrzés: az egyesület kétféle elektronikus kommunikációt folytathat. A tagsághoz közvetlenül kapcsolódó működési tájékoztatás — így különösen közgyűlési, tagsági, adminisztratív vagy szakmai működéssel összefüggő üzenetek küldésének — jogalapja a tagsági jogviszony teljesítése, illetve az egyesület jogos érdeke. A külön feliratkozás alapján küldött hírlevelek, szakmai hírek, programajánlók és egyéb tájékoztatók jogalapja az érintett hozzájárulása. Az adatokat működési tájékoztatás esetén a tagsági jogviszony fennállásáig, hírlevél esetén a leiratkozásig vagy a hozzájárulás visszavonásáig kezeljük.

5. Pénzügyi, számviteli és adományozási adatkezelés

Kezelt adatok: név, számlázási adatok, bankszámlaszám vagy tranzakciós azonosítók, összeg, fizetési mód, dátum, valamint az adományokhoz vagy befizetésekhez kapcsolódó szükséges adatok.

Cél, jogalap, megőrzés: számlázás, könyvelés, pénzügyi teljesítések nyilvántartása, adományok kezelése és jogszabályi kötelezettségek teljesítése. A jogalap szerződés teljesítése és jogi kötelezettség teljesítése. A számviteli bizonylatokhoz és pénzügyi nyilvántartásokhoz kapcsolódó adatokat a vonatkozó jogszabályok szerinti megőrzési ideig kezeljük.

III. Adattovábbítás és adatfeldolgozók

Személyes adatokat harmadik személy részére csak jogszabályi kötelezettség alapján, hatósági vagy bírósági megkeresésre, illetve olyan szolgáltatók részére továbbítunk, akik az egyesület nevében adatfeldolgozói feladatokat látnak el.

Az egyesület adatfeldolgozót csak akkor vesz igénybe, ha ez az adatkezelési cél megvalósításához szükséges. Ilyen szolgáltatás különösen a honlap üzemeltetése, tárhelyszolgáltatás, levelezés, hírlevélküldés, dokumentumtárolás, tagnyilvántartás vagy ügyfélkapcsolat-kezelés lehet, ideértve a CiviCRM-alapú rendszereket is. Az adatfeldolgozók igénybevétele minden esetben a vonatkozó jogszabályi követelmények szerint történik.

IV. Adatbiztonság

Az egyesület az adatkezelés során az adatok jellegéhez, az adatkezelés céljához és a rendelkezésre álló technikai lehetőségekhez igazodó, megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz az adatok biztonsága érdekében:

• hozzáférés-védelem, jelszóhasználat és ahol rendelkezésre áll, kétfaktoros hitelesítés alkalmazása;
• jogosultságkezelés, biztonságos dokumentumtárolás és az alkalmazott rendszerek védelmére szolgáló technikai megoldások használata;
• az adatokhoz csak azok a személyek férhetnek hozzá, akiknek ez feladatuk ellátásához szükséges.

V. Érintetti jogok

Az érintettet megilleti a tájékoztatáshoz, hozzáféréshez, helyesbítéshez, törléshez, adatkezelés korlátozásához, adathordozhatósághoz, tiltakozáshoz, valamint a hozzájárulás visszavonásához való jog a GDPR szabályai szerint. Kérelem az egyesület elérhetőségein nyújtható be; az egyesület a kérelmet indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb 30 napon belül megvizsgálja és megválaszolja. Törlési kérelem esetén az egyesület az adatokat törli vagy anonimizálja, ha az adatkezelésnek nincs további jogalapja vagy kötelező megőrzési oka.

Jogorvoslat: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH), 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11., naih.hu — vagy bíróság.

VI. Záró rendelkezések

A tájékoztatót az Elnökség fogadja el, és szükség szerint — jogszabályváltozás, szervezeti változás vagy új adatkezelési tevékenység esetén — felülvizsgálja. Közzététel: honlap és dokumentumtár.